An der Freien Universität Berlin werden zum 1. Januar 2002 die bisherigen landesspezifischen Gehaltsabrechnungsverfahren ADV-Besoldung und ADV-Tarif durch die Standardsoftware SAP R/3 HR abgelöst. Damit wird nicht nur die Basis für eine „integrierte Personalverwaltung“ geschaffen, sondern auch ein Grundstein für eine leistungsfähige vernetzte Verwaltungsdatenverarbeitung gelegt, die schrittweise um weitere Komponenten ergänzt werden wird.

Was wird durch SAP R/3 HR für die Beschäftigten der FU ab Januar 2002 anders?„Integrierte Personalverwaltung“ bedeutet, dass die ehemals getrennten Aufgaben Personalsachbearbeitung sowie Berechnung und Zahlbarmachung der Bezüge nunmehr in einer Hand liegen. Die Vorteile dieser Arbeitsweise liegen in einer Vermeidung von Schnittstellen und Doppelarbeit und damit auch in einer Verkürzung der Bearbeitungszeit.

Im Januar werden die Bezüge nicht nur erstmalig mit dem neuen Abrechnungsverfahren, sondern auch erstmals auf Basis des EURO abgerechnet. Zu beachten ist hierbei, dass gleichzeitig alle Besoldungs-, Vergütungs- und Lohntabellen sowie Steuer- und Sozialversicherungsabzugstabellen auf den EURO umgestellt werden. Es ist daher davon auszugehen, dass die „neuen“ Nettobezüge aufgrund von Rundungsabweichungen und der neuen Berechnung der Steuer- und Sozialversicherungsabzüge von den bisherigen Bezügen geringfügig abweichen werden. Ab Januar 2002 ändert sich auch der Entgeltnachweis, der allen Beschäftigten rechtzeitig in Form eines Musterausdruckes zur Kenntnis gegeben wird.
Das neue Verfahren zur Gehaltsabrechnung bringt aber nicht nur einfach Umstellungen, sondern auch handfeste Vorteile für die Beschäftigen der Freien Universität Berlin: Änderungen können dann künftig z.B. sehr viel schneller als zuvor eingegeben und berechnet werden und werden damit auch schneller als früher zahlungswirksam.

Seit September in der „heißen“ Phase

Seit Beginn des Monats September 2001 sind die Vorarbeiten zur Einführung von SAP R/3 HR an der Freien Universität Berlin in die „heiße“ Phase getreten: Die Personalstellen sind reorganisiert, die Allround-Sachbearbeitung eingeführt, netzbasierte Arbeitsplatzcomputer haben Eingang gefunden. Schulungsmaßnahmen sind durchgeführt, die Server angeliefert und konfiguriert und die SAP-Software im Wesentlichen an die Gegebenheiten der FU angepasst.

Jetzt können endlich die bisher in verschiedenen Systemen abgespeicherten Personaldaten in einem neuen System zusammengeführt werden, wodurch eine wesentliche Verbesserung der Datenqualität erreicht wird. Die Datenübernahme aus den Altsystemen hat die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalstellen und der IT-Bereiche erneut vor große Herausforderungen und Arbeitsbelastungen gestellt, denn die Zusammenarbeit und -führung der verschiedenen IT-Systeme gestaltete sich nicht immer reibungslos. Die Korrektheit aller Daten wird immer wieder überprüft, ein großer Teil der von SAP benötigten Daten muss sogar manuell eingegeben werden. Damit alle Beschäftigten der Freien Universität Berlin im Januar 2002 korrekt ihre Bezüge erhalten, sind in der Folge viele Abrechnungs- und Überweisungstestläufe durchzuführen und auszuwerten sowie Daten- und Systemanpassungen vorzunehmen.
An dieser Stelle ist erneut um Verständnis zu bitten, dass es in dieser Zeit zu Beeinträchtigungen von Serviceleistungen kommen kann, da sich der zeitliche Mehraufwand in dieser Phase auch durch Überstunden nicht ganz auffangen lässt.

Zunächst wachsen also die Anforderungen an die Mitarbeiter der Personalverwaltung. Im Gegenzug wird dafür künftig mit erheblichen Serviceverbesserungen zu rechnen sein, denn der modulare Aufbau der Software ermöglicht es, ihr Aufgabenspektrum auf die Bereiche Personalentwicklung und Personalplanung bis hin zur Personalkostenplanung zu erweitern. Ziel ist die Entlastung von Routinearbeit, Flexibilität und schnelle Reaktionsmöglichkeiten, z.B. bei gesetzlichen und betrieblichen Änderungen. Und schließlich wird auch die geplante Einbindung der dezentralen Verwaltungsbereiche zu schnelleren Reaktionszeiten, verlässlichen und aktuellerem Informationsaustausch und kürzeren Kommunikationswegen führen und damit die Verwaltungsmodernisierung an der Freien Universität einen wesentlichen Schritt voranbringen.

Michael Wilmes / Henrik Hauer