Modul 8.10 Multimediakurs: Animierte Präsentationen mit Powerpoint und Acrobat

Generelles zur Erstellung von Acrobat-Projekten

Adobe Acrobat ist für Mac, PC und Unix verfügbar.

Acrobat ist ein Programm, welches zum Ziel hat, beliebige grafik- und textbasierte Dateien in ein gemeinsames, austauschbares, für alle Plattformen verfügbares Format zu transformieren. Es wird zum einen in der Druckvorstufe verwendet, zum anderen für den Austausch von Dateien auf CD und via Netzwerk. Die Acrobat-Dateien, sog. pdf-Dateien sind auch im Web anzeigbar, sofern man das entsprechende Plugin in seinem Browser hat (das sog. Acrobat Reader Plugin), dieses ist bei den allermeisten modernen Browsern bereits dabei.

Während das Erstellen von pdf-Dateien in der Regel nur mit kostenpflichtigen Programmen möglich ist, können die Dateien mit dem kostenlosen Acrobat Reader (zu holen bei www.adobe.com/acrobat) gelesen werden. Bei Installation des Acrobat Readers wird auch das entsprechende Browserplugin mitinstalliert, sofern es noch nicht vorhanden war.

Erstellung von pdf-Dateien:

pdf ist also nur ein Dateiformat und Acrobat ist nur ein Konvertierprogramm. In Acrobat selbst hat man nur wenige bis keine Gestaltungsmöglichkeiten. Diese beschränken sich insbesondere auf das Zusammenfügen unterschiedlicher pdf-Dateien zu einer, auf das Löschen von Seiten, auf das wort- bzw. zeilenweise Editieren von Schreibfehlern sowie auf das Hinzufügen von Anmerkungen (in Form virtueller Stickers). Keinesfalls kann der Seitenumbruch geändert werden oder gar nachträglich Bilder etc. eingefügt werden. Allerdings kann Interaktivität eingefügt werden, was uns besonders interessiert (s.u.).

Eine nähere Beschreibung erfolgt hier nicht, dazu können Handbuch, online-Hilfe des Programms sowie nachfolgende Links dienen. Am Ende des Moduls finden Sie noch eine Buchzitat. Das prinzipielle Vorgehen (und alternative Möglichkeiten) sei aber kurz erläutert.

Eine umzuwandelnde Datei (z.B. ein formatiertes Wordfile mit eingebauten Fotos und Grafiken) muss zuerst in ein Postscript-File verwandelt werden. Postscript-Files sind die Dateien, die ein Postscript-Drucker zuerst aus einem Dokument erstellt, die er dann ausdruckt und wieder löscht. Wir benötigen also in der Regel einen postscriptfähigen Drucker. Man ruft Drucken (z.B. in Word) auf, beim nachfolgenden Dialog gibt man aber an, dass als Datei gedruckt werden soll. Danach findet man ein .ps-File auf seiner Festplatte. Dieses zieht man auf den Adobe Distiller, der dem Programm Acrobat beiliegt. Der Distiller wandelt dann die Postscript-Datei in ein pdf-File um.

Dabei ist u.a. zu beachten:

Wenn man keinen Postscript-Drucker hat, liefert Acrobat einen virtuellen Postscript-Druckertreiber mit, der die Dateien erstellt. Man muss ihn aber wie einen Drucker installieren.

Text bleibt in einem Textformat. Wenn Sie besondere Schriften verwenden, sollten Sie diese beim Druck einbetten (entsprechende Optionen beim Druckerdialog), ansonsten werden bei Fehlen der Schriften auf dem Nutzerrechner Alternativschriften verwendet, die das ganze Layout zunichte machen können.

Im Distiller können viele Voreinstellungen gemacht werden. Insbesondere wichtig ist, ob die pdf-Datei druck- oder bildschirmoptimiert sein soll. Bei Bildschirmoptimiert werden alle Pixelgrafiken auf 72 dpi heruntergerechnet, was deutlich kleinere pdf-Files ergibt.

Sie können auch gescannte Vorlagen in pdf-Files umwandelt. Ihr Scan liegt wahrscheinlich im TIFF-oder Photoshop-Bildformat vor. Mit Photoshop oder einem anderen Bildprogramm öffnen und wieder Drucken/als Datei abspeichern wählen. Haben Sie Text gescannt, liegt dieser nun allerdings nun auch im pdf-File im Nichttextformat vor, was die Dateigröße sehr hochtreibt und den Text auch nicht durchsuchbar macht. Wenn Sie Acrobat 4 benutzen, können Sie mit dem Capture-Tool Ihren gescannten Text nachträglich im pdf-File in Textformat umwandeln (es handelt sich also um eine OCR-Texterkennungsoption). Das funktioniert mehr oder weniger gut, Fehler können dann ggf. von Hand nachgearbeitet werden. In Acrobat 5 fehlt diese Option. Wenn Sie aber einen schnellen Internet-Anschluss haben, können Sie via Webcapture-Option eine Tiff-Datei laden, diese wird dann zu Adobe geschickt, dort in ein pdf-File incl. Texterkennung umgewandelt. Das ganze funktioniert binnen weniger Minuten. Nicht schlecht. Alternativ können Sie sich (für die Windows-Version) das Capture-Modul von Adobe herunterladen und auf Ihrem Rechner installieren.

Alternative Erstellungsmöglichkeiten von pdf-Files:

Aus Layout-Programmen oder Zeichenprogrammen von Adobe wie Pagemaker oder Illustrator können Sie direkt als pdf abspeichern (der Distiller ist hier beigefügt und das Erstellen von postscript-File und dessen nachträglicher Löschung ist automatisiert, Sie bekommen davon wenig mit).

Acrobat wird für den Mac mit einem speziellen Druckertreiber, dem Acrobat PDF-Writer ausgeliefert. Wenn Sie diesen auswählen und beliebige Files drucken, wird die Postscript-Stufe übergangen und direkt ein pdf-File erstellt. Funktioniert wunderbar bei Textdokumenten. Wenn Grafiken oder Fotos mit eingebettet waren, funktioniert dies je nach Grafik unterschiedlich gut, Fotos kommen idR ganz schlecht. Da muss dann über die klassische Distillerkonvertierung gearbeitet werden. Für die PC-Version wird ein vergleichbares Tool, der PDF-Maker, mit ausgeliefert. Dieser lässt sich insbesondere auch für den Export von Word nach pdf einsetzen.

Hier ein paar Links zu Acrobat-Tutorials im Web:

Adobe Acrobat-Webtutorials:

http://www.freidok.uni-freiburg.de/freidok/tutorial
http://www.uni-koeln.de/themen/Graphik/ImageProcessing/acrobat/
Suche bei google.de nach Acrobat Tutorial ergibt dies.

Weiter unten finden Sie noch zwei Buchzitate.

Generelles zu den Einsatzmöglichkeiten von Acrobat

Das meiste hierzu wurde bereits oben gesagt. Für uns als angehende oder fortgeschrittene Multimediaproducer ist folgendes wichtig:

Sie können Dateien im Internet unter strengen Wahrung des gewünschten Layouts zur Verfügung stellen. Diese können bei vorhandenem Plugin direkt im Browser angezeigt werden.
Sie können pdf-Dateien im Internet zur Verfügung stellen, die nur mit Passwort aufgerufen werden können. Entsprechende Sicherheitsoptionen gibt es in Acrobat 4 (beim Speicherdialog) sowie Acrobat 5 (als getrenner Menupunkt im Menu Datei). Auf Wunsch können Sie auch nur Änderungsmöglichkeiten oder Drucken verhindern.
Sie können mehrere Seiten, auf Wunsch sogar ganze Bücher als ein pdf-File abspeichern. Im Web könnten Sie z.B. damit eine offline-Version eines Ihrer Projekte als einziges File zur Verfügung stellen (Ein Beispiel aus unserem Haus liegt unter www.riffe.de/schulbuch). Oder Sie wandeln Ihre Powerpoint-Präsentation in ein pdf-File um, um dieses auf dem Netz zu zeigen (dazu aber die in Modul 8.10.1 geschilderten Punkte beachten; Beispiel unter www.palaeo.de/tv/talks/eroriffe - suchen Sie dort im Menu den Punkt pdf-Version). Zunehmend finden Sie auch wissenschaftliche Artikel als pdf-File im Web. Auch Universitäten erlauben zunehmend die Abgabe von Dissertationen auf CD als pdf-File. Das alles sind also sehr interessante Möglichkeiten.
Besonders interessant sind für uns aber auch die interaktiven Möglichkeiten von pdf:

Nehmen wir als Beispiel ein Handbuch im pdf-Format (sog. eBook); dieses kann dann auch multimedial und interaktiv gestaltet werden (Multimedia-eBook).

Hierfür kann ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden, welches auf der linken Seite des Ansichtsfensters angezeigt werden kann. Klick auf die Inhaltspunkte springt dann gleich zum entsprechenden Eintrag.
Sie können auch Sprungstellen im Text einrichten (Hyperlinks), das funktioniert ähnlich wie mit html. Klick auf ein Wort springt dann auf eine bestimmte Stelle im Text, sei es auf derselben Seite oder einer anderen Seite.
Sie können auch Buttons einfügen. Dazu wandeln Sie entweder Grafiken im pdf in einen Button um oder fügen in Acrobat Buttons ein (z.B. durch Umwandeln von Textstellen usw).
Auch externe Links können eingerichtet werden, wodurch URLs aufgerufen werden können.
Auch Bilder können mit derartigen Funktionen versehen werden. Sie können also in einem Layoutprogramm entsprechende Grafiken einfügen, und diese dann in Acrobat mit der Linkfunktionalität versehen.
Animationsmöglichkeiten sind allerdings relativ eingeschränkt. Immerhin können Sie Quicktime-Filme und Ton einbauen, dies geschieht direkt in Acrobat, Sie müssen also ggf. Leerplätze für Ihre Filme definieren. Filme werden übrigens nicht mit in die pdf-Datei eingebettet, sondern müssen dann mitgeliefert werden (auf CD, auf dem Webserver etc.). Sound kann in verschiedenster Weise verwendet werden (beim Aufruf einer Seite, bei Klick auf einen Link usw). Vorhandene Elemente können markiert und als Buttons definiert werden, diese sind dann in einem bestimmten Umfang animierbar (beim Anklicken wird z.B. eine "gedrückt"-Version simuliert).
Die genaue Erstellung ist nicht ganz selbsterklärend und auch bei jeder Acrobat-Version etwas unterschiedlich. Sehen Sie deshalb ins Handbuch, in Webtutorials oder in Bücher wie:

Classroom in a Book - Adobe Acrobat, Adobe Press;
Ianniello, B. (2001): Das Einsteigerseminar - Adobe Acrobat 5.0.- 346 S.. bhv., Euro 9,95.
Dieses Buch ist wie alle Bücher der Reihe sehr kostengünstig. Allerdings habe ich im Unterschied zu vielen anderen Büchern dieser Reihe diesmal etliches auszusetzen. So wird mit keinem Wort die Mac-Version erwähnt, die z.T. Unterschiede aufweist. Zum anderen wird m.E. viel zu langatmig behandelt, wie man mit Word arbeitet. Immerhin ist aber das Kapitel zur eBook-Erstellung recht hilfreich. Man kann das Buch in Anbetracht des Preises also mit Einschränkungen empfehlen.

Vergleich zwischen interaktiven Acrobat und Powerpoint-Projekten: Wenn Sie statt mit Powerpoint mit Acrobat interaktive Projekte erstellen, haben Sie zwar etwas mehr Aufwand und deutlich weniger Animationsmöglichkeiten (fehlende Überblendungen, fehlendes animiertes Einblenden von Objekten), aber dafür ist Ihr interaktives Acrobat-Projekt gleichermaßen für Beamer-Präsentationen, Kiosk- oder CD-Darstellung oder Webpräsentation, sowie sogar für den Ausdruck eignet. Überaus geeignet ist Acrobat, um interaktive multimediale eBooks für CDs zu erstellen. Immer wenn viel Text im Spiel ist, hat Acrobat gegenüber Powerpoint Vorteile (und umgekehrt). Ggf. ist es also die Mühe wert, sich in die entsprechenden Funktionen etwas tiefer einzuarbeiten. Wenn Sie bereits gute Erfahrung im Layouten von Seiten haben (z.B. mit Pagemaker oder Indesign) sind Sie für derartige Projekte prädestiniert. Sehen Sie auf der Acrobat-Seite (www.adobe.com/acrobat) nach entsprechenden Beispielen.

Achtung Webmaster: es gibt je nach Server einige Fallstricke bei der Verwendung von pdfs auf Websites. Lesen Sie hierzu unsere entsprechende Troubleshooting-Anlage 16.