Modul 8.10 Multimediakurs: Animierte Präsentationen mit Powerpoint und Acrobat

Generelles zur Erstellung von Powerpoint-Projekten

Powerpoint basiert auf einem "Folienmodell", bei dem eine Hintergrundfarbe, ggf. auch mit Verlauf, oder ein Hintergrundbild definiert werden kann und alle anderen Elemente (fast ähnlich wie bei html) Objekte darstellen und in entsprechenden Objektcontainern (u.a. Bildfelder, Textfelder, Filmfelder) eingebaut werden.

Diese Objekte können insofern animiert werden, als dass Einblenden via Mausklick oder nach Zeitablauf gesteuert werden kann, ein Ton dazu abgespielt werden kann, eine Einblendungsart aus einem vorgegebenen Katalog angegeben werden kann (z.B. von links oben oder mit einer ganzen Drehung uvm) und auch eingestellt werden kann, dass ein derartiges Objekt beim Aufrufen des nächsten Objektes wieder ausgeblendet werden kann.

Auf allen Folien vorhandene Objekte können global definiert werden, d.h. auf eine sog. Masterfolie kommen. Die entsprechenden objekte sind dann überall zu sehen (sofern Sie nicht von Objekten der jeweiligen Folie überdeckt werden).

Einfache Grafiken sind sehr leicht erstellbar, die Grafikoptionen sind dabei wie in allen Word-Office-Teilprogrammen gleich. Außerdem kann aus einer Vielzahl von Bildclips (aus der Microsoft Office-Bibliothek) ausgewählt werden. Auch diese Grafiken und Clips können animiert werden, d.h. nach den o.a. Mustern zeit- oder benutzerabhängig eingeblendet werden. Teilt man eine Grafik in verschiedene Objekte auf, ist auch ein zeitversetzter Aufbau (oder durch Benutzer gesteuerter Aufbau möglich).

Verschiedenste Bildformate sind einbaubar, darunter auch Gif und Jpeg. Um den Dateiumfang klein zu halten, genügt es wiederum 72 dpi-Auflösung zu wählen, es sei denn, sie möchten höherauflösende Ausdrucke Ihrer Powerpoint-Folien machen. Für reine Darstellung am Bildschirm oder Beamer sollten Sie aber 72-dpi-Bilder in der richtigen Größe verwenden (also nicht via Einbettungsoptionen runterverkleinern), da dadurch die Präsentation besser abläuft (es müssen dann eben keine übermäßig großen Bilder geladen werden). Dies ist alles analog zu html-Seiten.

Folienübergänge können benutzergesteuert (via Mausklick) oder zeitabhängig (via voreingestellter Zeit) erfolgen. Dabei können für jeden Übergang unterschiedliche Übergangsanimationen aus einer vordefinierten Liste ausgewählt werden (hierunter ab Powerpoint 2001 auch Quicktime-Übergänge, siehe unten).

Ton ist Aktionen zuweisbar (also z.B. dem Einblenden von Elementen). Außerdem kann sehr einfach besprochener Text hinzugefügt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass der Text nicht länger als die Anzeigezeit der Folie ist (bei zeitabhängigem Folienwechsel), ansonsten gibt es unschöne Hänger. Für jede Folie wird eine eigene Sounddatei produziert. Auch Hintergrundsound ist möglich, durch den Folienwechsel entstehend jedoch zeitweise unschöne Hänger. Insgesamt sind die Vertonungsmöglichkeiten von Powerpoint nicht sehr empfehlenswert. Nachträgliche Vertonung in einer Quicktime-Film-Version (siehe unten) ist vorzuziehen.

In Powerpoint erstellte Microsoft-Word-Grafiken, Bildclips, aber auch geladene Bilder können in einem bestimmten Umfang mit interaktiven Aktionen versehen werden. Hierzu bietet die Grafikoption die einfache Erstellung von Buttons (z.B. für Home, Pfeil rechts, Pfeil links sowie weiteren), die dann mit entsprechenden Aktionen belegt werden können. Es können auch leere Buttons erstellt weden, die dann mit Bildern belegt und/oder beschriftet werden können. Insbesondere kann z.B. zur nächsten oder zur letzten Folie gesprungen werden, es können aber auch Foliennamen bzw. Nummern als Sprungziele angegeben werden, außerdem kann zu einem anderen Powerpoint-Projekt und dort zu einer bestimmten Folie gesprungen werden. Im Prinzip ist dies also mit html-Links und Ankerzielen vergleichbar. Damit sind Kiosksysteme und interaktive CD-Projekte machbar.

Hierzu ein vom Kursleiter erstelltes Beispiel aus dem Paläontologischen Museum München (läuft dort auf einem Touchscreen-Kiosksystem) (verkleinerte Darstellung). Alle unten gezeigten Elemente sind anklickbar und rufen weitere Seiten bzw. Projekte auf.

Sie sehen, dass Teile des Steuermenus, der Verlaufshintergrund sowie die oberste Zeile identisch sind. Diese Elemente sind auf der Masterfolie definiert. Die Sprechblasen sind übrigens ebenfalls sehr leicht in Powerpoint erstellbar. Alle sichtbaren Knöpfe stammen aus der entsprechenden Powerpoint-Bibliothek, es wurden nur die Farben geändert und teilweile Text auf die Buttons gelegt.

Interessiert an den Fossilien des Monats? Kommen Sie doch in unser Museum oder rufen Sie die html-Version der Fossilien des Monats auf (http://www.palaeo.de/pal_museum, von dort zu den Fossilen des Monats).

Hier zwei Links zu Powerpoint-Tutorials im Web:

http://www.kreidestriche.de/onmerz/werkstatt/schreiben/7_power2.html?menu=0
Suche bei google.de nach Powerpoint Anleitung ergibt dies

Und hier noch Kursleiters eigener Powerpoint-Crashkurs.

Generelles zu den Einsatzmöglichkeiten von Powerpoint

Powerpoint ist der Standard für Präsentationen miti Digitalprojektor (Beamer) und weit (und zunehmend weiter) verbreitet für Tagungs- und Kolloquiumsvorträge, Vorlesungen, Schulungen, Seminare, Produktpräsentationen u.v.m. Der Erfolg rührt von der (prinzipiell) sehr leichten Benutzbarkeit und Schnelligkeit, mit der mit Effekten versehene Präsentationen erstellt werden können. Vergleichbares und noch raffinierteres kann zwar auch mit Autorensystemen (LiveStagePro, Director, Flash) erstellt werden, der Aufwand ist aber um ein Vielfaches höher. Dafür beschränkt sich Powerpoint auf bestimmte Elemente und Auswahlmöglichkeiten (s.o.).

Besonders interessant ist aber die Möglichkeit, nicht nur von vorne nach hinten per Mausklick (oder Infrarotfernbedienung, z.B. Keyspan Digital Remote Control) durch die Seiten zu blättern, sondern selbstablaufende Präsentationen oder gar interaktive Präsentationen mit Steuerelementen zum Vorwärts- und Rückwärtsblättern oder Anspringen bestimmter Seiten (oder gar unterschiedlicher Powerpoint-Projekte) zu erstellen. Derartige Angebote können auch ohne weiteres vertont werden. Neben Text und Bildern (sowie den entsprechenden Effekten bei deren Aufruf) können also auch Ton und sogar Videos eingebunden werden. Ein weitreichendes derartig erstelltes Angebot läuft z.B. am Paläontologischen Museum München auf einem Touchscreen-Computersystem (sog. Touchscreen-Kiosksystem, siehe Bildbeispiel oben). Derartige Projekte sind auch sehr gut geeignet, um CD-Projekte zu erstellen. Einfachere Projekte sind damit relativ rasch und ohne eine umfassende Einarbeitung wie sie z.B. für Flash oder Director nötig ist, zu erstellen, allerdings werden Sie bei komplexeren Projekten rasch an die Grenzen stoßen. Zum Abspielen ist dabei nicht das Powerpoint-Programm nötig, sondern ein kostenloser Powerpoint-Player, der auch nach den Microsoft-Bestimmungen auf CD weitergegeben werden darf. Zur Erstellung derartiger Projekte gibt es unten einige Tipps.

Es gibt eine große grundsätzliche Einschränkung für Powerpoint: Powerpoint-Projekte können nicht direkt im Web präsentiert werden. Sie können höchstens eine Powerpoint-Datei zum Download bereit stellen. Diese Dateien sind allerdings in der Regel nicht gerade klein. Statt dessen bietet Ihnen Powerpoint ein paar alternative Möglichkeiten:

A. Speichern des Powerpoint-Projektes als html-Projekt. Dies empfehle ich jedoch aus folgenden Gründen nicht:

Es geht dabei jede Interaktivität und alle Animationen (wie Einblenden von Text, Folienübergänge, Vertonung) verloren.
Außerdem dürfen auf einer Folie nicht mehrere Objekte gestapelt sein (die im Powerpoint-Projekt vielleicht nacheinander aufgerufen werden); Sie würden auf Ihrer html-Seite nur die obersten Objekte sehen.
Mit beiden obigen Punkten könnte man wohl leben, bzw. sich daran anpassen. Aber der wichtigste Einwand ist, dass die Folien einfach als reine jpg bzw. gif-Bilder abgespeichert werden und dabei der Hintergrund mit als Bild abgespeichert wird, auch wenn er nur aus einer Farbe besteht. Zudem müssen Sie sich entscheiden, ob Sie die Folien als GIF (gut für Grafiken und Text) oder als jpg (gut für Fotos) abspeichern wollen, eine Mischung ist nicht möglich. Sie bekommen insgesamt sehr große html-Dateien und verärgern wahrscheinlich Ihre User, wenn eine Folie, auf der nichts weiter als etwas Text und ein farbiger Hintergrund zu sehen ist, mit einer Dateigröße von teilweise weit über 100 kb sehr langsam lädt. Vertretbar ist dies vielleicht für über Ethernet verbundene Intranets (z.B. für Seminarbeiträge an der Universität, die dann vom Dozenten für alle Kursteilnehmer via Intranet verfügbar gemacht werden). Dann ist dies (unter der Beachtung der beiden obigen Punkte) wirklich eine sehr einfache und rasche Lösung.

B. Speichern der Folien als Grafiken. Dies ist ggf. eine gute Alternative. Allerdings gelten auch hier die obigen Punkte 1 und 2. Sie können entweder als GIF oder als JPG speichern (es werden ohne Änderung der Voreinstellung jeweils alle Folien entsprechend abgespeichert. Unter Optionen können Sie beim Speichern jedoch voreinstellen, dass immer nur die aktuelle, d.h. sichtbare Folie abgespeichert wird).

Tipp: Sie können einmal als GIF, und nochmals dasselbe Projekt als JPG speichern (oder gezielt manche Folien als GIF und JPG, siehe oben). Danach können Sie die Bilder ggf. mischen, je nachdem die Folien zeichnungs- oder fotodominiert sind. Diese Bilder können Sie dann mit einem Bildverarbeitungsprogramm ggf. beschneiden (z.B. die Texte abschneiden, Hintergründe rausschneiden) und den Rest als Bausteine für ein html-Projekt verwenden. Texte und HIntergründe erstellen Sie speichersparend dann im html-Code. Natürlich können Sie dann auch gleich Ihre für das Projekt verwendeten Bilder nehmen und bearbeiten, aber wenn Sie Ihre Bilder vielleicht in Powerpoint beschriftet haben, ist dies eine gute Möglichkeit, die Beschriftung zu erhalten.

Eine andere Anwendungsmöglichkeit für diese Speicherart ist, daraus eine Vorschau für ein Powerpoint-Projekt zu erstellen. Stellen Sie ein paar dieser als GIF oder JPG gespeicherten Seiten ins Web und versehen Sie mit einem Link, mit dem Ihr Powerpoint-Projekt (als .ppt-File) heruntergeladen werden kann. Oder Sie bauen die so generierten Seiten in ein (dann allerdings auch recht dickes) pdf-File ein, welches auf dem Web dargestellt werden kann.

C. Speichern des Powerpoint-Projekt als Quicktime-Film. Dies ist ein an sich heißer Tipp, um sehr rasch zu einer webfähigen Präsentation zu kommen. Folgende starke Einschränkungen gilt es jedoch zu beachten:

Diese Option gibt es bislang nur ab Powerpoint 2001 für Mac.
Auch hier geht die Interaktivität innerhalb der Folien verloren, d.h. Texte oder Bilder fahren nicht mehr ein und interaktive Bilder oder Knöpfe funktionieren auch nicht mehr. Wenn Sie jedoch angeben, dass die Animationen erhalten bleiben sollen, werden beim Speichern zumindest dort animierte Folienübergänge angelegt, wo Sie derartige verwendet haben. Allerdings kommen dabei unvorhersehbare, beliebige Übergänge zustande, sofern Sie nicht Quicktime-Folienübergänge in Ihrem Projekt verwendet haben (die es seit Powerpoint 2001 gibt). Da die Quicktime-Übergänge sowieso sehr viel professioneller aussehen, sollten Sie eben mit diesen arbeiten.

Beim Speichern können Sie dann die gewünschte Größe, die Komprimierungscodecs und vieles mehr einstellen.

Wenn Sie also vorhaben, Ihr Powerpoint-Projekt auch im Web als Quicktime-Film darzustellen, sollten Sie von vorneherein die Schriften groß genug wählen, damit Sie auch in der verkleinerten Quicktime-Option noch lesbar sind, keine Objekte auf einer Folie stapeln, sondern statt dessen auf mehreren Folien verteilen sowie Quicktime-Folienübergänge verwenden.

Hinweis: Auch wenn Sie gar nicht vorhaben, eine Powerpoint-Präsentation zu erstellen, sondern eigentlich nur fürs Web produzieren wollen, können Sie sich das Leben mit dieser Filmexportmöglichkeit von Powerpoint 2001 erleichtern. Stellen Sie sich z.B. ein Projekt vor, bei dem Sie eine selbstablaufende Diaschau generieren wollen, bei denen die Dias beschriftet bzw. an speziellen Stellen belabelt oder mit Grafiklinien (Pfeile, Umrisse etc.) versehen werden sollen (z.B. Einzeichnen und Beschriften geologischer Verwerfungen auf Fotos) und die Dia-Wechsel jeweils mit Überblendungseffekten versehen werden sollen. Sie könnten dies mit dem Quicktimeeditor von GoLive oder mit LiveStagePro realisieren (sofern Sie diese relativ teuren Programme besitzen). Sie müssten jedoch umständlich für jedes Bild eine Bildspur anlegen, jeweils nur ein Bild einladen, die Bildspuren entsprechend richtig zeitlich anordnen, jede Bildspur wie gewünscht betiteln und verlabeln, ggf. gar noch Flash-Spuren mit entsprechendem Inhalt für Pfeile etc. erstellen, und dann noch Übergangseffektspuren für jeden Bildwechsel anlegen. Eine dicke Arbeit, die sehr viel Zeit kostet.

Machen Sie doch statt dessen Ihre Bilderschau in Powerpoint, dort können Sie sehr leicht beschriften und mit Grafiken versehen, wählen Sie Zeiten für den automatischen Folienwechsel sowie Quicktime-Effekte als Folienübergänge und speichern mit der Option "als Film drehen". Ruckzuck haben Sie das gewünschte Ergebnis. Die Bilder liegen dann alle in nur einer Videospur vor (nachträgliche Änderungen können Sie dann aber nur in Powerpoint machen und wieder als Film abspeichern).

Für Fortgeschrittene: Beim Powerpoint-Export entsteht oft ein gigantisches Quicktime-File, welches man auch nicht genauer vordefinieren kann. Außerdem werden keinerlei Animationen umgesetzt. Bei Folienübergängen werden nur Quicktime-Übergänge mit übernommen. Bei längeren Präsentationen, die viele Quicktime-Übergänge verwenden, kommt es beim Export aber regelmäßig zum Absturz. Auch benutzerdefiniertes Weiterblättern (sog. interaktive Präsentationen) sind dabei nicht möglich. Also ist der direkte Export von Powerpoint nach Quicktime nicht ideal. Um etwa Online-Quicktime-Versionen von Vortragspräsentationen zu machen, ist folgender Workflow empfehlenswerter: (a) Export aller Folien nach tiff, jpeg, ggf. auch png; (b) ggf. Anpassungen von Exportfehlern (z.B. Transparenzen) z.B. in Photoshop; (c) Erstellung eines QuicktimeMovies aus diesen Folien mit QuicktimePlayerPro (Import einer Bildsequenz), besser noch Erstellung eines interaktiven QuicktimeMovies mit LiveStagePro (etwas komplizierter z.B. auch mit GoLives Quicktime-Editor möglich). Beispiele finden Sie zahlreich auf unseren Webseiten, insbesondere unter www.palaeo.de/tv/talks.

Tipp für Macianer: noch rascher, allerdings ohne die Möglichkeit, direkt in den Bildern zu labeln sowie sonstige Grafikmerkmale zuzufügen (- allerdings sind Bildunterschriften möglich -) oder die Anzeigedauer der Bilder unterschiedlich zu gestalten geht dies mit der Shareware iViewMultimedia bzw. dem kommerziellen Pendant IViewPro. Auch hier ist die Auswahl von Quicktime-Übergängen möglich. (siehe auch Modul 8.8).

Und hier nun der ganz heiße Tipp: Die seit Anfang 2003 verfügbare neue Präsentationssoftware Apple Keynote steckt Powerpoint für die Filmproduktion überwiegend in die Tasche. Hier ist Export nach Quicktime möglich, bei dem alle Animationen und Übergänge sowie sogar eingebaute Filmclips erhalten bleiben. Alles weitere finden Sie in Kursanlage 23.4.

Und was machen Windows-User? Tja, da hilft nur eines: Powerpoint-Folien als Tiff-Bilderserie abspeichern, diese in QuicktimePlayerPro laden und daraus eine Bildershow erstellen. (Als kleiner Trost: der Powerpoint für Mac-Export nach Quicktime ist ebenfalls nicht optimal, siehe oben). Oder aber WinProducer verwenden, dorthinein die Bilder laden, ggf. mit Übergängen versehen und als avi oder mpg-Show abspeichern. Originalübergänge oder gar Animationen von Objekten sind aber futsch. Diese bleiben übrigens erhalten, wenn Sie Powerpoint 2000 (für Win) als html-Projekt exportieren. Großer Haken an der Sache: nur korrekt wiedergebbar mit InternetExplorer 6 und höher (die aktuelle Version für den Mac ist aber nur IE 5.5, Stand März 2003), also vergessen Sie diese Web-Option am besten.

8.10.1: Microsoft Powerpoint , Umwandlung von Powerpoint-Präsentationen in andere Formate

Generelles zu den Einsatzmöglichkeiten von Powerpoint