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Das Voice-Mail-System lehnt gedanklich an das unter Usern weithin bekannte E-Mail-System an. Ein E-Mail-System versetzt User, die an ein Netzwerk angebunden sind, in die Lage, elektronische "Post" zu verschicken. Dabei kann es sich im einfachsten Falle um kurze Memos handeln oder aber auch um komplexere Dokumente mit Grafiken, Bildern und anderen Daten. Bei einem Voice-Mail-System wird nun zusätzlich die Möglichkeit geboten, auch Tondaten - mithin Sprachnotizen - innerhalb des Netzwerks zu verschicken. Dabei können diese Sprachnotizen entweder separat, oder auch als ein integrativer Bestandteil eines Dokuments anderer Datentypen versendet werden.
Neben einer für Voice-Mail geeigneten Software, muß die Hardware eine Möglichkeit für die Spracheingabe und -Ausgabe besitzen. Durch einen Voice-Digitizer[6] (A/D-Wandler) - unter Musikern als Sampler bekannt - wird das akustische Signal digital gewandelt (digitalisiert). Zum Abhören der Nachricht wird diese dann mit Hilfe eines Chips in ein analoges Signal zurückgewandelt (D/A-Wandler). Darüber hinaus muß die Hardware selbstverständlich über eine Netzwerkschnittstelle - z. B. für ein Local Area Network (LAN) - verfügen[7].