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| FU-N 1-2/2000 Mitarbeiter Der neue FB Biologie, Chemie, Pharmazie |
Der zentrale Einkauf an der FU läuft online mit Shop@ZEN
Der Weg zur Erleuchtung ist manchmal steinig. Es klingt wie buddhistische Meditation, hat aber nicht etwa die Gemüter beschwichtigt, sondern eher erhitzt. Mit Shop@ZEN (ZENtraler Einkauf) setzt die FU als erste Berliner Hochschule das Internet systematisch für den Beschaffungsbereich ein und ist damit Trendsetter im Öffentlichen Dienst. Seit Juni 1999 können und sollen alle FU-Einrichtungen ihre Büro- und Verbrauchsmaterialien elektronisch bestellen: also Schlitzhefter, Stehsammler, Eckspanner etc. nur noch per Mausklick. Da auch die FU auf dem Weg zur schlanken Verwaltung ist, liegt es grundsätzlich nahe, das Potenzial des Internet zu nutzen. Doch was für die Arbeitsgruppe von Dr. Nicolas Apostolopoulos (Leiter CeDiS) ein Schritt in die Zukunft ist, war für viele Betroffene zunächst ein unüberwindbares Hindernis. Apostolopoulos ging im Juni 1999 mit Shop@ZEN ins Netz. Ein Fortschritt, dem sich wohl niemand ernsthaft verschließen kann: Neben der Technik (Rechner, Internetanschluss, Browser) benötigt man lediglich einen Benutzernamen und ein Kennwort. Nun können alle FU-Einrichtungen am Bestellverfahren teilnehmen, entweder über ZEN oder als Selbstbesteller bei den Firmen. Ferner steht mit bedeutend kürzeren Lieferzeiten ein umfangreicheres Warenangebot zur Verfügung. Die Daten gehen in der Beschaffungsstelle per E-Mail ein. Neben den üblichen – nicht wirklich gravierenden – Pannen eines Pilotprojekts, liegt der Teufel dennoch im Detail: Einige Einrichtungen sahen sich von der Neuregelung einfach überrumpelt. Denn den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen mangelte es an Erfahrungen im Umgang mit Computer und Internet, so dass sich gelegentlich Frustration einstellte. Ferner beklagten sie die festgesetzten Mindestbestellmengen – gerade für kleine Institute sehr unwirtschaftlich. Diese Umstände, insbesondere die mangelnden Computerkenntnisse, sind nun nicht der Beschaffungsstelle und der Software anzulasten. Sie besagen jedoch, dass den Betroffenen das Ausmaß der Veränderung nicht hinreichend bewusst war. Dank der zahlreichen Hinweise aus den Fachbereichen konnten Beschaffungsstelle (jetzt wieder der Abteilung II als eigenständiges Referat II C zugeordnet) und CeDiS die meisten Probleme angehen: Die CeDiS bietet Einführungsveranstaltungen zu Shop@ZEN an, die Mindestbestellmengen bei Lagerbestellungen sind vorerst aufgehoben und das Warenangebot ist besser an den Bedürfnissen kleiner Einrichtungen ausgerichtet. Nach den ersten sechs Monaten haben sich schon viele Anwender mit dem neuen Bestellverfahren vertraut gemacht. Inzwischen akzeptieren sie es. Lästig bleibt allerdings vorerst, dass man das Bestellformular erst einmal ausdrucken muß. Anschließend faxt man es ganz altmodisch unterschrieben an ZEN. Schilda lässt grüßen. Anke Ziemer
Kontakt
Hotline für Fragen und Schulungsanmeldung zu Shop@ZEN Dr. Nicolas Apostolopoulos (Leiter CeDiS) Manfred Hoffmann (Leiter Beschaffungsstelle) Internatadresse Shop@ZEN: Schulung zu Shop@ZEN: |
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