Die Reihenfolge der Erledigung

Wenn eine größere Arbeit unbedingt erledigt werden muß, dann stellt sich die Frage „Womit soll die Erledigung beginnen?“

Hier gibt es verschiedene mögliche Antworten.

Abhängigkeiten

Einzelne Schritte der Aufgabe können in einer natürlichen Abhängigkeit voneinander stehen. So muß beispielsweise eine Waschmaschine erst von der schon gewaschenen Wäsche befreit werden, bevor sie mit neuer Schmutzwäsche befüllt werden kann. Dann ist die Reihenfolge auf natürliche Weise vorgegeben.

Nutzen

Falls zwei Schritte nicht voneinander abhängig sind, kann es sein, daß die Erledigung des einen Schrittes schon eine Nutzen mit sich bringt, auch wenn die Aufgabe dann noch nicht vollständig erledigt ist. Es sollte dann also der Schritt zuerst begonnen werden, der den größeren Gewinn  verspricht.

Einfachheit

Wenn zwei Schritte nicht voneinander abhängig sind und ihre einzelne Erledigung auch jeweils denselben Nutzen bringen würde, dann ist ihre Reihenfolge zunächst einmal egal. In diesem Fall kann der Schritt zuerst erledigt werden, dessen Erledigung angenehmer oder einfacher  ist.

Dies hat zwei Vorteile: Zum einen wird dadurch der Einstieg in die Erledigung der gesamten Aufgabe einfacher, was bewirken kann, das damit früher begonnen wird oder daran länger gearbeitet wird. Zum anderen werden durch die Erledigung eines einfachen Schrittes, weil dadurch Hindernisse aus dem Weg geräumt werden, manchmal die anderen, Schritte erleichtert, so daß sie dann anschließen selber angenehm und einfach zu erledigen sind.

Die Frage als Symptom

Eine verzweifelte Frage „Wo soll ich den bloß anfangen?“ darf aber nicht immer wörtlich genommen werden und mit einem Schritt beantwortet, mit dem begonnen werden soll. Sie kann auch darauf hinweisen, daß das Verhältnis zwischen einer großen Aufgabe und der ihrer Erledigung zugedachten Zeit unverhältnismäßig ist. Dann ist die Reihenfolge eigentlich weniger wichtig, es muß insgesamt mehr  Zeit investiert werden. Da diese Investition für andere Aufgaben aber noch weniger Zeit läßt, sollte zuvor noch einmal geprüft werden, ob die Bearbeitung auch unbedingt nötig oder entsprechend lohnenswert ist.

Aufgaben, die als besonders groß erscheinen werden oft weniger gerne begonnen. Weil jeder Schritt ihrer Erledigung im Vergleich zur gesamten Aufgabe nämlich als nur vernachlässigbar klein erscheint, hat der Bearbeiter nach solche einem Schritt manchmal das Gefühl praktisch gar nichts geschafft zu haben und vermißt entsprechend das Gefühl des Erfolgs. Wenn die Aufgabe aber wichtig ist, dann darf man sich davon nicht abhalten lassen.

Prioritäten

Eine große Aufgabe kann aber manchmal auch in Teile zerlegt werden, die deutlich voneinander abgegrenzt sind, beispielsweise weil sie verschiedene Gegenstände betreffen oder unterschiedliche Arbeitstechniken verlangen, die aber nicht voneinander abhängig sind. Dann können diese Teile getrennt behandelt werden. Jedem Teil kann eine unterschiedliche Priorität zugeordnet werden.

Manchmal ist es sinnlos, an Feinheiten, Details oder nicht besonderes Dringendem zu arbeiten, wenn andere grundlegendere oder dringendere Dinge noch nicht erledigt sind. Dann kann es passend sein, einen Teil der Aufgabe, der weniger dringende Feinheiten betrifft solange gar nicht zu bearbeiten, wie noch grundlegender Aufgaben zu erledigen sind.

Wenn andererseits die Aufgabenteile von ungefähr gleicher Dringlichkeit und Wichtigkeit sind und sie sich nicht in einem Durchgang abschließen lassen, so können sie jeweils in zeitliche Abschnitte zerlegt werden, die dann immer abwechselnd oder in einem ihrer Wichtigkeit entsprechenden Verhältnis bearbeitet werden.