dies ist eine vorläufige, direkt aus Word generierte html-Version. Möglicherweise gibt es je nach Computerplattform Darstellungsfehler. Eine vollständigere Version mit Abbildungen wird voraussichtlich im Januar 2003 verfügbar sein.
Powerpoint-Crashkurs
Teil I
3.12.2002
GeoBio-Center an der LMU
Dozent
Reinhold Leinfelder
rleinfelder@web.de
Kurzanleitung ohne Abb. (für weitere Ressourcen siehe Ende dieses
Dokuments)
Merkzettel 1 a
•
Powerpoint-Präsentationen basieren auf einem „Folien“-Konzept; die
Folien werden
nacheinander angezeigt (Wechsel benutzergesteuert
via
Mausklick oder nach voreingestellter Zeit).
• Folien können
ein definiertes Hintergrundlayout haben.
• Die Folienwechsel
können mit Übergangseffekten
versehen werden
(z.B.
Überblendungen, Ein-/Ausschieben usw.)
• Alle Inhalte
einer Folie stellen
Elemente in frei positionierbaren
Elementcontainern
dar. Es gibt u.a. Text-, Wordart-, Bild-, Clipart-,
Zeichnungs-,
Ton-, und Filmelemente.
• Die Anordnung
der Elemente ist frei, sie werden auf verschiedenen
Ebenen angelegt und können überlappen. Elemente können also im
Vordergrund
oder Hintergrund (bzw.
auf beliebig vielen
Zwischenstufen
stehen).
Merkzettel 1 b
• Elemente
können gruppiert werden,
z.T. (v.a. Mac) auch
transparent
gemacht werden.
• Elemente können in einem vorgegebenen Umfang animiert
werden
(Auswahl aus
Animationskatalog mit gewissen Parameter-
anpassungen).
Die Animationen können per Mausklick oder nach
einer
voreingestellten Zeit ausgelöst
werden.
• Aktionselemente
erlauben die erweiterte benutzerdefinierte
Steuerung innerhalb einer Präsentation (Sprünge zu
Folien, vorwärts,
rückwärts etc.)
sowie den Aufruf von Webseiten, anderer Dateien,
ppt-Präsentationen
oder Programme.
• Es gibt
vorgegebene Aktionselemente, alle anderen Folienelemente
können aber
ebenfalls mit Aktionen versehen werden.
Erstellung
einer Powerpoint-Präsentation:
Vorüberlegungen
Zweck:
• Vortragspräsentation?
• mit-/ohne
Folienausdruck bzw. Handzettelausgabe
->
keine Stapelung von Elementen auf einer Folie, nur geeignete
Animationen,
ggf. Auflösung der Abbildungen
• spätere
Umgestaltung zu Webseite bzw. als Film geplant?
->
keine Stapelung von Elementen auf einer Folie, wenig Animationen
• Gesamtvortrag
mit Adaptionen für verschiedene Einzelvorträge?
->
Berücksichtigung ausblendbarer Folien usw.
• verwendeter
Ausgaberechner
-> ggf.
unterschiedliche Schriften bzw. Schriftdarstellung, ggf.
Inkompatibilitäten
bei Animationen je nach Version und Plattform
• Vorlagen
für Diabelichtung, Poster, Handouts etc.
->
andere Größenformate, andere Bildauflösungen, andere Hintergründe,
ggf.
andere Schriften.
• selbstablaufend?
benutzersteuerbar?
Erstellung
einer Powerpoint-Präsentation:
weitere
Überlegungen und Voraussetzungen
• Notwendig zum
Erstellen: Powerpoint-Programm (Teil von Microsoft-
Office)
• Notwendig zum
Abspielen:
•
Powerpoint-Programm oder Powerpoint-Viewer (kostenlos)
• bei umfassenden
Präsentationen mit vielen Animationen:
leistungsfähiger,
schneller Computer mit
möglichst viel RAM ,
guter
Grafikkarte und VGA-Ausgang
• Beamer oder
Großmonitor
• Zu beachten:
• In der Regel
werden alle Elemente (z.B. Bilder) in die PPT-Datei
importiert und
eingebettet (-> hohe Dateigröße); Sounds können
eingebettet
oder verlinkt werden; Filme werden i.d.R. nicht
eingebettet. Nicht
eingebettetes Material muss mit weiter–
gegeben
werden (z.B. bei
CD-Brennen zu beachten).
•
Sinnvollerweise alle zu verwendenden Elemente in einem Ordner
legen, besser
keine Verknüpfungen verwenden.
Einrichten des
Arbeitsbereiches
• Ansichten:
Normal, (Folie), Sortierung,
Notizblatt,
Bildschirm
• Arbeitsleiste
und Paletten („Fenster)“
• Überblick
über sonstige Menus
• kleine
Unterschiede zwischen Versionen
und Plattformen
vorhanden
• über Extras /
Anpassen / Symbolleisten
sind Paletten
anpassbar. Ggf. auch
Kontext-Palette
aktivieren.
Arbeitsbereich
und wichtige Paletten unter MacOS-X
Kontextsensitive
Formatierungspalette
Maus-Hints zur
Erklärung verwenden
Arbeitsbereich
und wichtige Paletten für PPT 2002 (PC)
Kontextsensitive
Formatierungspalette
Maus-Hints zur
Erklärung verwenden
Ansichtsmodi
Kontext-
Menu
kräftig
verwenden!
Erstellen eines
neuen Projektes
Möglichkeit 1:
Datei / Projektkatalog / Autoinhalt-Assistent (nicht empfohlen)
Möglichkeit 2:
Datei / Projektkatalog / Kategorie Präsentationen (wählen)
Möglichkeit
3: Datei / neue Präsentation (empfohlen)
Bei Möglichkeit 3 folgende
Einstellungen vornehmen:
• Format / Entwurfsvorlage übernehmen (nur falls
gewünscht, geht auch für nur eine oder wenige
Folien, z.B.
Titelfolie), nicht empfohlen
• Format / Folienlayout: Empfehlung: Option „Nur Titel wählen“
• Format / Folienhintergrund: Farbe wählen, Fülleffekt wählen oder (via Fülleffekt)
Hintergrundbild wählen; am
besten für alle wählen (kann nachträglich geändert
werden)
• optional: Format /
Folienfarbskala aussuchen / zusammenstellen
• Empfohlen: Ansicht / Master
/ Folienmaster: Hier Schriftgröße/Art für
Überschrift
sowie ggf. sonstigen Text
einstellen sowie ggf. Grafiken unterbringen, die auf allen
Folien erscheinen (Können via
Format / Folienhintergrund für einzelne Folien auch
nachträglich abgeschaltet
werden)
• Ggf. in Schriftartpalette
gewünschte Standardschrift, Standardgröße und -farbe
einstellen
(sinnvoll, falls bei Folienlayout die Option „nur Titel wählen“ gewählt wurde.
Ggf.
keinesfalls vergessen...
Falls Sie eine
online-Präsentation erstellen wollen, können Sie dies vergessen,
ansonsten:
Datei / Seite
einrichten: korrektes Ausgabeformat auswählen
Also z.B. A0-Format für Poster oder Format für Dias einstellen.
Die erste Folie
gestalten
Versuchen Sie,
Text, Abbildungen, in Powerpoint erstellte Grafiken, Tabellen
und Diagramme
auf Ihre Folie zu laden, anzuordnen und ggf. weiter zu bearbeiten.
Dazu mit drag
& drop arbeiten, Formatierungspaletten benutzen, ggf. auch Objekte
In Vorder und
Hintergrund stellen, ggf. ausrichten, ggf. gruppieren usw.
Tipp: Setzen
Sie keine Vektorgraphiken (z.B. aus Illustrator) über die Zwischenablage
ein, sondern
ziehen Sie die Datei via drag & drop auf den Arbeitsbereich
bzw.
importieren über Einfügen/Grafik. Ansonsten kann es unschöne Darstellungen
geben.
Heißer Tipp:
Importieren Sie keine zu hochaufgelösten Pixelgrafiken (z.B. Fotos).
Digitalkameras haben
oftmals eine
sehr hohe Auflösung. Rechnen Sie zuvor auf ca. 72 dpi bei evtl.1,5 x der zu
verwendeten
Größe
herunter, bevor Sie die Fotos einfügen. Powerpoint kann die Bilder zwar
verkleinert darstellen, hat
dennoch die
große Abbildung importiert. Dadurch kann es zu zähem Ablauf der Präsentation,
Schlimmstenfalls
sogar zum Computerabsturz kommen. Wenn Sie jedoch Poster, Broschüren oder
hochqualitative
Handouts erstellen wollen, verwenden Sie ca. 300 dpi Auflösung, ggf. sogar
mehr.
Weitere Tipps
zur Bearbeitung
Textbearbeitung:
ggf. Lineal einblenden (Ansicht/Lineal).
Bildbearbeitung:
fast selbsterklärend.
•Interessant
sind u.a.:
•Beschneidungsfunktion
(entweder mit Beschneidungs-
•Werkzeug oder
via Doppelklick auf Bild / Kontextmenu oder Format/Bild
(Reiter Bild)
•Transparenzfunktion
•Ggf. Schatten,
neuer Hintergrund, Rahmen etc.
Tipp: Bild
als Füllung eines Autoobjektes oder selbstgezeichneten Objektes!
Etwas
versteckt: Zeichnung oder Autoform aktivieren, Format Autoform (oder
Doppelklick),
Reiter Farben und Linien: Ausfüllen: Pulldown Farbe: Fülleffekte:
Bild
Mit der
neuen Funktion Fotoalbum in PPT 2002 ist dies ebenfalls erstellbar
(aber nicht
unbedingt einfacher ;-)
Die weiteren
Folien gestalten
Sie haben
mehrere Alternativen:
Einfügen /
neue Folie - Sie bekommen
wieder eine leere Vorlage, wie im Master
und
Folien-Layout/Folienhintergrund-Format voreingestellt.
Einfügen /
Folie duplizieren : Sie
können die duplizierte Folie dann adaptieren.
Tipp: Wenn Sie
einzelne Elemente aus vorherigen Folien per copy & paste (bzw.
Bearbeiten / Kopieren, dann
Bearbeiten / Einfügen) duplizieren,
erscheinen diese wieder
an exakt
derselben Position auf der Folie. Sie können auf diese Weise auch
mehrere
markierte Elemente auf einmal kopieren.
Folienübergänge
erstellen
Standardmäßig erfolgt ohne
nähere Angaben im
Präsentationsmodus ein
Folienwechsel jeweils auf Mausklick,
Pfeiltasteneingabe, Return (oder
Infrarot-Fernsteuerung). Sie
müssen hierzu nichts weiter
einstellen.
Weitere
Einstellungsmöglichkeiten unter
Bildschirmpräsentation /
Folienübergang
Sie können die Folie automatisch
zeitabhängig
wechseln lassen sowie einen
Übergang aus dem Scrollmenu
auswählen.
Außerdem kann ein Sound
abgespielt werden. Die
Einstellungen betreffen den
Aufruf der aktuellen Folie. Alternativ kann
die Einstellung auch für alle
Folien übernommen
werden. (rechts Beispiel der
PPT 2002-Version für PC)
Tipp:
Folienübergänge sparsam gebrauchen,
nicht zu
viele Typen mischen. Bei Diashow
evtl. mehr
als bei Wissenschaftsvortrag
Folienübergänge:
Mac
Tipp: Quicktime-Übergänge
(Mac-
Version) sind sehr
professionell, werden
jedoch von PC-Versionen von
ppt leider
nicht wiedergegeben und können
dort
auch nicht erstellt werden.
Umgekehrt
können etliche
Folienübergangstypen
von Powerpoint 2002 für PC auf
dem
Mac nicht dargestellt werden.
Beispiel PPT
für Mac OS X
Sonstige
Folienoptionen
• Nicht mehr benötigte Folien
können gelöscht werden (Bearbeiten / Folie löschen)
• Für eine Präsentation können
bestimmte Folien ausgeblendet werden
(Bildschirmpräsentation /
Folie ausblenden), diese Folien sind nicht
gelöscht und
können wieder reaktiviert
werden.
• Im Foliensortiermodus können Folien
per drag & drop umgestellt werden.
Mehrere
Folien können gleichzeitig
markiert werden und dann gemeinsam umgestellt,
ausgeblendet werden, mit neuem
Hintergrund oder mit neuem Folienübergang versehen
werden.
mit
Folienübergängen
ohne
Folienübergang
ausgeblendete
Folie
Sonstige
Folienoptionen (b)
• Unter Bildschirmpräsentation
/ Zielgruppenorientierte Präsentation können
unter
neuem Namen verschiedene Folien
ausgewählt werden und abgespeichert werden. Nur
diese werden bei Aufruf der
Zielgruppenpräsentation gezeigt. So können aus einer ppt-
Datei mehrere unterschiedliche
Präsentationen generiert und als solche abgespeichert
werden.
Tipp: Wenn jede Folie eine
andere Überschrift hat (durch Eingabe im Titel-
Textfeld, können Folien
auch in der Normalansicht sortiert bzw. gemeinsam markiert
Werden. Auch während der
Präsentation ist dadurchgezieltes Anpeilen spezieller
Folien möglich (näheres
später)
Elemente auf
Folien animieren
Das generelle
Vorgehen ist einfach, jedoch bei Mac und PC im Detail
Etwas unterschiedlich:
Am Beispiel
des Mac:
• Ein oder
mehrere Elemente auswählen
• Bildschirmpräsentation
/ Animationen:
• Entweder vorgefertigtes
Set auswählen
• Oder benutzerdefinierte
Animation auswählen
Tipp: bei
benutzerdefinierter Animation können die zu animierenden
Elemente
auch nachträglich ausgewählt werden. Siehe nachfolgende
Grafik.
Elemente auf
Folien animieren (2)
Liste aller Elemente auf Folie;
die markierten wurden ausgewählt
Effekt aus Pulldown-Liste
wählen,
ggf. Parameter auswählen
Ggf. auch Beendeneffekte wählen
Hier Reihenfolge, Ablauf und
Optionen
einstellen (vgl. nächste Seite)
Elemente auf
Folien animieren (3)
ggf. Animationsreihenfolge ändern
Standardmäßig werden Animationen
auf Mausklick
ausgelöst. Es kann aber auch
eine Zeitvorgabe eingestellt
werden. Auch beides ist möglich
(ausgeführt wird das
Ereignis, welches zuerst
eintritt).
Speziell bei
Text-, Video- oder
Tonelementen
sind ggf. weitere
Optionen
verfügbar
Elemente auf
Folien animieren (4)
Vorgehen mit
Powerpoint 2002 (für PC)
a) Animation mit Animationschemas:
>> Bildschirmpräsentation
/ Animationschema
Diese Animationen beziehen sich
als Sets auf
die Objekte einer oder mehrerer
ausgewählter
Folien.
Je nach Set werden Texte oder
auch andere
Elemente animiert.
Weitere Parametereinstellungen
sind nicht
möglich.
Tipp: Ausprobieren, ob
geeignetes dabei ist.
Sparsam verwenden
Elemente auf
Folien animieren (5)
Vorgehen mit
Powerpoint 2002 (für PC)
b benutzerdefinierte
Animation:
>> Bildschirmpräsentation
/ benutzerdefinierte
Animation
Effekt
auswählen a
b c
Ggf.
Reihenfolge
ändern
Weitere
Optionen
Bei Doppelklick
Elemente auf
Folien animieren (6)
Vorgehen mit
Powerpoint 2002 (für PC)
b benutzerdefinierte Animation:
weitere
Möglichkeiten:
>> Bildschirmpräsentation
/ b. Animation
Unter „weitere Effekte“ stehen viele weitere
Möglichkeiten zur Verfügung
(Beispiel rechts).
Besonders interessant ist auch
die Option
Elemente an einem vorgegebenen
oder selbst
erstellten Animationspfad bewegen zu lassen.
Viele dieser neuen
Animationseffekte sind
jedoch mit früheren
Versionen von PPT nicht
kompatibel!
Automatisch
Generierter
Pfadverlauf
„Herzschlag“
(Bearbeitungsmodus)
Nur PC
Videoclips
einbauen
Prinzipiell
einfach:
a) Videoclip auf
Folie ziehen. Größe ggf.
etwas aufziehen. (Ein derartiges
Video muss
während der Präsentation extra angeklickt werden, um zu
starten)
b) Film kann
auch durch Aktionsknopf in extra Player gestartet werden
(zur Erstellung
gleich)
Videoclips
einbauen (b)
Oder :
c) Videoclip
über Einfügen / Film und Sound / Film aus Datei importieren.
Hierbei werden
Sie gefragt, ob der Film automatisch starten soll. Klicken
Sie auf Ja. Der
Film läuft bei Folienaufruf automatisch los.
Tipp:
Autostart kann auch nachträglich erreicht werden (nachdem Film via drag &
drop importiert wurde). Film
auswählen,
Bildschirmpräsentation / Animation / benutzerdefiniert: dort unter Optionen
Wiedergabe in
Animationsreihenfolge
aktivieren, unter Reihenfolge an erste Position und nach 0 Sekunden eingeben.
Videoclips
einbauen (c)
Probleme :
PPT für Mac
spielt sämtliche Quicktime-Filme ab, also auch Virtual Reality,
interaktive
Quicktimes etc. Spielt zusätzlich auch .avi-Filme und andere
Formate ab.
Quicktime ist auf Macs standardmäßig installiert.
PPT für PC
spielt Quicktime-Filme nur ab, wenn Quicktime installiert ist. Auch
dann werden
häufig nicht alle Formate unterstützt.
Avi-Filme
laufen problemlos. Auch Active Movies
und andere
Windows-Formate werden unterstützt.
Sound einbauen
Funktioniert prinzipiell
ähnlich wie der Einbau von Videoclips. Je nach
Plattform und
PPT-Version werden z.T. unterschiedliche Formate unterstützt.
Ohne Probleme:
.wav, mp3, midi. Beim Mac zusätzlich aiff, mov-sound usw.
Ton kann über
soundclips, aber auch direkt von CD bzw. durch
Mikrofonaufnahme
importiert werden.
Eingebaute,
nach 3 Sekunden selbst startende wav-Datei (via
Animationsmenu
analog Filmeinbau einstellbar.
Zuvor ertönt
Trommelwirbel, der via Folienübergang definiert wurde
Sound auch über
Aktionsobjekte aufrufbar (dazu gleich;
Via
Mausberührung und Click).
Sound einbauen
(b)
Über Einfügen
/ Film und Sound gibt es
noch weiterer interessante Optionen:
• Abspielen eines definierten Teils einer eingelegten Audio-CD
• Aufnahme einer Sounddatei von Audio-CD, welche dann wiedergegeben
wird und wie
oben über die komplette Präsentation laufen kann.
• Aufnahme
via Mikrofon oder anderer externer Quelle, jeweils zu
definierter
Folie oder weiterlaufend.
• Eine komplette
gesprochene Vertonung wird
am besten via !
Bildschirmpräsentation
/ Erzählung aufzeichnen
erreicht. Hierbei werden
die
Folienlaufzeiten entsprechend angepasst.
Sound einbauen
(e)
Durchlaufende
Musik stoppt nach 3. Folie; warum?
Über
Bildschirmpräsentation / Animation / benutzerdefiniert wurde
unter
Reihenfolge ein Autostart als erstes Objekt nach 0 Sek. angegeben
sowie unter
Optionen folgendes festgelegt:
Vertonte
Präsentation
Aktionen
Jedes beliebige
Element (=Objekt) lässt sich mit Aktionen belegen.
Unter
Interaktiven Schaltflächen gibt es bereits etliche vorgefertigte Elemente
mit bereits
belegten Aktionen, z.B.:
Vorherige Folie
Erste Folie usw.
Zuletzt
betrachtete Folie usw.
Auch Bilder
oder Text können belegt werden
Weblinks können
auch markiert werden.
Das geht so:
Aktionen
Vorgehen:
• Element
markieren
• Unter
Bildschirmpräsentation /
Aktionseinstellung
gewünschte
Aktion wählen
• evtl.
zusätzliche Parameter wählen.
Fertig!
Aktionen -
Tipps
Jedes Element
kann sowohl mit Klick als auch mit Mouseover eine Aktion
auslösen.
Verschiedene
Powerpoint-Präsentationen können
verknüpft werden,
hierbei kann
gleich eine spezielle Folie angesprungen werden.
Makros können ebenfalls ausgelöst werden. Unter
Powerpoint 2002 ist ein
Makrorekorder
eingebaut.
Andere Dokumente
und Programme können aufgerufen werden,
Hyperlinks eingebaut werden usw.
Und zuletzt:
Präsentation
einrichten
Bildschirmpräsentation
/ B. einrichten
Erlaubt
minimenu und stift
Ohne minimenu
Stiftfarbe
Weitere
Einstellmöglichkeiten
unter Voreinstellungen
Und
zuallerletzt:
Präsentation
speichern
Voreinstellung:
Microsoft Powerpoint-Dokument
Endung .ppt
Datei bleibt
editierbar. Präsentationsmodus muss jeweils extra
aufgerufen
werden (für Vorträge empfehlenswert).
Alternative: Powerpoint-Präsentation.
Endung .pss
Der Aufruf
der Datei bewirkt bereits den Präsentationsmodus.
Keine
Änderungen direkt möglich. Sinnvoll bei Kiosksystemen.
IdR
notwendiges Format für die Anzeige durch Powerpoint-Viewer.
Kann
geändert werden, indem die Datei mit Datei öffnen unter
Powerpoint
aufgerufen wird.
Ausblick:
weitere Möglichkeiten
Weitere
Speicher- und Exportoptionen geben bereits einen Eindruck
zu den weiteren
Möglichkeiten (siehe ggf. zukünftiger Teil 2 dieses
Crashkurses)
Speichern
als Webseite
(nicht sehr
empfehlenswert, da hohe Browserinkompatibilitäten, hohe
Dateigrößen;
es gibt bessere Möglichkeiten, Webseiten aus PPT
u generieren
oder aufs Web zu bringen). Verlust fast aller Animationen
und
Übergänge. Unter PPT 2002 bleiben Links, eingebettete Filme usw
erhalten
(jedoch ausschließlich unter IE 6 für PC betrachtbar).
Quicktime-Film
(nur bei
Mac-Version):
Elegant,
jedoch unter Verlust der Animationen. Quicktime-Übergänge
bleiben
erhalten. Hohe Dateigrößen; bei langen Präsentationen
häufig
Absturz.
Ausblick:
weitere Möglichkeiten (b)
Speichern
als Bilder
Grundsätzlich
sinnvoll für evtl. Weiterverwendung. Transparenzen bleiben
idR nicht
erhalten.
Direkte
Ausgabe als pdf-File, via
Office Plugin oder MacOS X- Druck-
Dialog.
Empfehlung:
Ausgabe als jpg oder png-Bilder und Weiterverarbeitung
mit quicktime
Editor zu Quicktime-Bildershow mit Überblendungs-
Anweisungen. Hieraus können ansprechende
Webprojekte gestaltet
werden.
Weitere
Möglichkeiten sind eher proprietär.
Das war‘s, Ihr
Reinhold Leinfelder
© R.
Leinfelder, 2. Dec. 2002
Hinweis:
Dieser Ausdruck stellt nur die
Texte der für den Crashkurs verwendeten Powerpoint-Folien dar, welche nicht
weiter formatiert wurden (Erstellungshinweis: Export nach pdf, von dort via Acrobat
Export nach rtf).
Komplette Anleitung mit
Abbildungen ist herunterladbar unter http://www.palaeo.de/edu bzw. via
http://www.palaeo.de/multimediakurs (siehe Anlagen).
Herunterladbar als:
Powerpoint-Präsentation
(gezippt, ohne verwendete Filmbeispiele)
Pdf-Version komplett (mit
Einleitungsteil) (unanimiert)
Pdf-Version nur Textfolien
(unanimiert)
Dieses rtp-File im html-Format.
Verfügbar ab 4.12.2002